掌控项目采购管理4大流程 其实很简单

各种行业的项目需要外部材料和资源才能成功实现其目标。

项目采购管理是对这些商品和服务的选择、协调和维护，是项目成功完成的重要组成部分。

了解项目采购管理的流程、好处和用途可以帮助你更有效地实现项目目标。

什么是项目采购管理？

项目采购管理是建立和维护与完成项目所需的外部资源的关系。

项目采购经理与供应商沟通，以购买、租赁或签订合同来实现项目目标所需的产品和服务。

大多数情况下，供应商的选择发生在他们出价与寻求其产品或服务的企业合作之后。

然后，项目采购经理确定哪些投标和合作伙伴关系对其目标最为有利。

谁使用项目采购管理？

对于需要外包材料或服务的各种行业，项目采购管理可能是必要的。以下行业通常使用项目采购管理来实现其项目目标：

建造制造业工程技术金融卫生保健

项目采购管理的好处

为不同规模和复杂性的项目添加采购管理有几个好处，包括：

1.提高质量：

项目采购管理使各组织能够谈判详细的服务合同，以最适合其需求，并可以提高高质量货物和服务的确定性。

质量确定性的提高可以帮助利益相关者对项目的成功更有信心，并可能产生未来的投资和融资。

2.降低风险：

起草和谈判服务合同的过程可以通过概述成本、流程和服务质量，帮助企业更清楚地了解其供应商选择。

这有助于降低违反合同条款的风险，这可能会延迟或对项目的成功产生负面影响。

3.控制成本：

仔细协商采购条款是降低成本和控制支出的好方法。

采购管理可以帮助企业更好地了解完成项目所需的成本，并可以帮助他们从供应商那里选择最适合他们需求的产品和服务，而不超过他们的预算。

项目采购管理流程

产品采购管理涉及四个关键过程：

01

计划采购

计划采购涉及一系列步骤，帮助确定一个组织完成项目所需的资源及其预算范围。

项目采购经理在规划采购时通常会考虑以下方面：

● 完成项目所需的材料和资源

● 他们已经拥有并且需要外包的材料和资源

● 外部采购的合同要求

● 交货日期要求

● 关键项目里程碑及其截止日期

● 法律条款和条件

● 材料和资源行业安全标准

● 研究供应商和供应商

● 伙伴关系的标准

大多数情况下，管理者使用书面文件作为项目采购计划，解决上述考虑并详细说明任何其他重要信息，例如如何处理交付日期或合同条款的变化。

02

进行采购

在计划采购后，项目采购经理评估供应商的投标，并根据其项目需求选择合作伙伴关系。

任何供应商谈判通常在采购的这一阶段进行，所有相关方都签署商定的合同。项目采购经理此时也可以为产品和服务付款。

03

控制采购

合同生效后，采购控制和管理是与供应商保持伙伴关系并确保服务和产品在整个项目过程中按预期运行的重要组成部分。

控制采购通常包括：

● 评估定期内部状态更新

● 审查承包商协议

● 审查供应商的进度和性能更新

● 进行检查和审计

● 评估工作指令

● 根据需要支付额外费用

04

结束采购

结束采购涉及终止伙伴关系或合同的所有必要步骤。

这通常涉及对已完成的工作或服务的审查、对原始合同条款的任何变更的重新谈判以及对已发出和收到的付款的确认。

各团队还可以在采购结束时提交正式的责任免除。

本合同确认供应商已履行原始合同的条款，不再对项目的任何额外参与负责。

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