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电话,是工作中必不可少的通讯工具。可是,职场中的你,真的就会接电话吗?电话什么时机接,接起来怎么说?要找的人不在怎么办?
今天,我们就来说说职场中的“电话礼仪”。
1、电话怎么接?
办公电话,一般都是电话铃响三声以内,应及时接听,拿起电话应主动说“您好!***公司(部门)”。
2、要找的人不在应该怎么答复?
如果接起电话来,是找某个同事,恰好他不在,那么您一定有义务接听,并问询相关事宜。“如果有需要的话,我给您转达一下”,对方说不必了,也就不要再追问了,可能涉及到隐私或者不方便转达。做好电话笔记,及时告知要找的同事。
3、打电话声音多大?
郭德纲说过,大点声,不费电。打电话的声音不宜太大,保证对方能够正常听到,也不影响到自己办公室其他同事的情况下,是最好的。既不干扰别人,也节省力气。如果是聊得时间比较长,建议到办公室外面去,以免影响他人。
4、回复来电中的相关问题该怎么说?
对方查询单位相关情况,如果知情且不涉及公司机密,可以告知对方。如果不知情、一知半解,或者涉及到公司不可外传的秘密信息,可以在电话中回复“对不起,此事我不太清楚。”
如果对方来电是找人,原则上可以告知办公电话。除非特别需要,否则公司员工的通讯录、特别是手机通讯录,一定不要外泄、外传。
5、聊天简明扼要。
接打电话应简明扼要,不得在电话中闲聊天、谈论单位的大政方针政策。
6、对方来电话找人的情况。
若对方要求找人时,可说“请稍等”;如果要找的人不在时,可说“对不起,他现在不在,需要我帮您转告吗”;如果对方表明不需要,应礼貌道别。
7、打电话的语言
①往外打电话,对方接听时,应先说“xx经理,您好!”,请对方叫人时,可说“麻烦您叫下***听电话”,若没有找到,也不要忘了说一声“谢谢您”。
②若请对方帮忙,可说“您可以记录一下吗?谢谢”、“您可以帮我查一下**吗?谢谢。”
③在用电话上传下达时,首先应问清楚对方工作单位、职务或者姓氏,例如组织部王科长。应注意语言流畅,简明准确。比如说“请讲”、“请稍等,我记录一下”,“请放心,我一定通知到”。假如没有听清楚,一定要问,不要猜,可说“麻烦您再重复一遍”。
8、挂电话谁先挂?
通话结束时,对方若是客户或外单位的领导、年长者,要等对方挂断后,再放电话。这是一个很容易忽视的礼貌细节。
9、公司电话为办公所用,原则上不允许办理私事
如特殊情况向部门经理以上的领导请示后可使用,费用登记在发放工资时予以扣除。
10、接打电话应轻拿轻放,不得摔、砸,如造成人为损失,由责任人照价赔偿;
掌握了这些礼仪和细节,相信你会越来越好,也会越来越得到领导和同事的青睐。
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