在职场中，商务洽谈是难免的，但是如果洽谈总是失败，那就要从自己方面找原因了。做好商务接待的准备工作是非常重要的，是商务接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。做好商务接待的准备工作，能给客人留下良好的第一印象，树立个人和企业商务形象的最重要环节，为下一步深入接触打下了基础，最后达成合作。
场所的布置
整齐干净的环境会让来访者有温馨、舒适、规范的感觉。如果要张贴欢迎海报，一定要事先放在显眼的地方；一般的标语、广告也要贴牢，室内的字画、装饰摆设要摆正。还要准备好一些必备的文具用品和相关的工作资料，如宣传介绍、产品样本、产品说明等。当然待客的饮品和茶点是不能缺少的。
了解来访者的情况
要事先了解来访者的情况，如来访人数（包括具体的几男几女）、身份、所搭乘的交通工具、到达的具体时间，甚至还包括饮食习惯、民族及宗教信仰等，这样做会方便安排接待、住宿、用餐等工作，还能在一定程度上规避忌讳、冲突的发生，有助于接待工作的顺利进行。
安排接待人员
负责接待的人员要品貌端正、举止大方、口齿清楚，具有一定的文化素养，接受过专门的礼仪训练。接待人员的服装仪容要干净整洁，给人以清爽健康的感觉。女性接待员要略施淡妆，用一点清淡的香水，这样做给人的感觉就会比较隆重、正式。
迎接客人
对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人做出礼貌的解释。
主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能因迟到让客人久等。当客人看到有人前来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这座美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等。然后向对方做自我介绍，并遵照名片礼仪递上名片。还要主动帮客人提取、装卸行李，但要注意，不要拿客人公文包或手提包，因为那是客人放重要文件、贵重物品和私人物品的地方。
迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆忙仓促地准备，那样会因让客人久候而误事。
此外，还应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间。将客人送到住地后，主人也不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，如向客人介绍住处的服务、设施、城市的风土人情、此次活动的计划、日程安排等，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，要让客人早些休息。分手时，要将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
商务洽谈总是失败的人，不妨做好商务接待的准备工作，也许会有意想不到的结果。
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