在上篇文章中，我们介绍了如何提高输入的效率，如何避免常见的输入错误，我们终于可以轻松高效的输入数据了。但是在输入过程中还是会有很多的问题。
在输入公司的员工信息时，公司的部门就那么几个，但还是要不停的手打输入，非常的浪费时间。对于这种经常需要重复输入的信息，就需要找到一些方法来提高效率。
今天，我们就来为大家讲解一下减少重复输入的2个技巧：
使用下拉列表
数据填充快捷键
针对反复输入的数据，使用下拉列表
我们在输入数据时，经常会遇到像部门这样的字段，只有固定的几个字段，但是每次都要重复输入，如果能够创建下拉列表，只要根据需要进行选择，就能很大程度上提高我们的输入效率。
这种功能的实现，需要用到excel中很强大的一个功能，就是【数据验证】。
选中部门的数据列表，打开选项卡，在【数据工具】功能区，点击【数据验证】，打开数据验证的对话框。
在【设置】的菜单栏下，验证条件——允许——序列
数据来源可以选择单元格区域，或输入文本并用英文逗号做分隔。
这样，我们就可以在部门这一列选择使用下拉列表。
同样的，性别列只有男女两种选项，所以我们还可以对性别使用数据验证功能，添加下拉列表，步骤与上文相同。
快捷操作批量生成数据
下拉列表虽然很高效，但是我们在做选择时需要用到鼠标，手要离开键盘，输入的速度就会很慢，影响我们的工作效率。
当我们需要输入相同数据时，就需要用到快捷键进行快速填充，减少点击鼠标的次数。
主要是两个快捷键Ctrl + D 和 Ctrl + Enter ，下面我们对这两个快捷键进行简单的介绍：
（1）Ctrl + D 向下填充
这个快捷键的功能就是能够把上方单元格的数据向下复制，选择空白单元格，就可以将上方单元格向下填充。
它还可以填充多行内容，如下图所示，选择包括第一行内容的多行数据
按Ctrl + D，就可以将内容向下填充
（2）Ctrl + Enter 批量填充
这是另一个神奇的快捷键，可以帮助我们批量填充数据，主要是用来填充每个部分的首行数据
选择需要填充的数据列，按Ctrl + G 打开定位的对话框，
点击定位条件，选择空值
就可以把所有空白单元格选中，然后按下 = 和 ↑ 箭头，引用上方数据
Ctrl + Enter 快速填充数据转换为数值
总结：
下拉列表：创建下拉列表，让你告别手动输入重复信息
Ctrl + D：快速复制上方单元格数据，提高输入速度
Ctrl + Enter：批量输入连续相同的数据，先定位空格，再用Ctrl + Enter快速填充
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