在上篇文章中,我们介绍了如何提高输入的效率,如何避免常见的输入错误,我们终于可以轻松高效的输入数据了。但是在输入过程中还是会有很多的问题。
在输入公司的员工信息时,公司的部门就那么几个,但还是要不停的手打输入,非常的浪费时间。对于这种经常需要重复输入的信息,就需要找到一些方法来提高效率。
今天,我们就来为大家讲解一下减少重复输入的2个技巧:
使用下拉列表
数据填充快捷键
针对反复输入的数据,使用下拉列表
我们在输入数据时,经常会遇到像部门这样的字段,只有固定的几个字段,但是每次都要重复输入,如果能够创建下拉列表,只要根据需要进行选择,就能很大程度上提高我们的输入效率。
这种功能的实现,需要用到excel中很强大的一个功能,就是【数据验证】。
选中部门的数据列表,打开选项卡,在【数据工具】功能区,点击【数据验证】,打开数据验证的对话框。
在【设置】的菜单栏下,验证条件——允许——序列
数据来源可以选择单元格区域,或输入文本并用英文逗号做分隔。
这样,我们就可以在部门这一列选择使用下拉列表。
同样的,性别列只有男女两种选项,所以我们还可以对性别使用数据验证功能,添加下拉列表,步骤与上文相同。
快捷操作批量生成数据
下拉列表虽然很高效,但是我们在做选择时需要用到鼠标,手要离开键盘,输入的速度就会很慢,影响我们的工作效率。
当我们需要输入相同数据时,就需要用到快捷键进行快速填充,减少点击鼠标的次数。
主要是两个快捷键Ctrl + D 和 Ctrl + Enter ,下面我们对这两个快捷键进行简单的介绍:
(1)Ctrl + D 向下填充
这个快捷键的功能就是能够把上方单元格的数据向下复制,选择空白单元格,就可以将上方单元格向下填充。
它还可以填充多行内容,如下图所示,选择包括第一行内容的多行数据
按Ctrl + D,就可以将内容向下填充
(2)Ctrl + Enter 批量填充
这是另一个神奇的快捷键,可以帮助我们批量填充数据,主要是用来填充每个部分的首行数据
选择需要填充的数据列,按Ctrl + G 打开定位的对话框,
点击定位条件,选择空值
就可以把所有空白单元格选中,然后按下 = 和 ↑ 箭头,引用上方数据
Ctrl + Enter 快速填充数据转换为数值
总结:
下拉列表:创建下拉列表,让你告别手动输入重复信息
Ctrl + D:快速复制上方单元格数据,提高输入速度
Ctrl + Enter:批量输入连续相同的数据,先定位空格,再用Ctrl + Enter快速填充
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