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词不达意怎么办?这次我们聊聊有效沟通

时间:2023-03-28 20:43:01

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词不达意怎么办?这次我们聊聊有效沟通

你是否曾经历过:

当你试图表达你的一个想法时,对方听完一脸困惑的问你究竟想要表达什么?

当你试图想要说服别人时,却最终被对方说服......

当你向老板汇报工作时,老板会打断你,“能不能讲重点?”

可是明明已经提前组织好语言了,

为什么还会碰到“词不达意”的窘境呢?

我们看到很多关于沟通的技巧,都会提到一个词叫“换位思考”,其实换位思考,就是说,将自己置身于对方的环境、语境中。

但是,换位思考却是一件不那么简单的事情,因为我们常常陷入以自我为核心的思维模式。

这种自我,表现在几个方面:

第一,主动代入自我。

当你作为项目负责人,向你的同事分配工作时,你会自动将他代入到你的情境中,你下意识地认为对方会跟你一样思考问题,所以就会简单说两句,表达不明确,沟通不彻底,以为对方懂了,但其实,没有沟通清楚的结果是,产出跟预期之间或许会差一个银河系。

还有一种情况是,你确实花了很多时间,讲的很细,应该讲的很明白了,你觉得这下对方肯定能懂了吧。但其实不然,对方是听了,看起来好像也懂了,但是对方真的理解了吗?

第二,我们都很难跳出自身去思考问题。

每个人都是不一样的,我们无法复制他人的思维方式,因为思维方式背后的认知、信息储备、周围环境等都是不同的。

沟通,看似是一句话、一段文字,其实是你思维逻辑的呈现,表面上的沟通不同频,其实是思维不同频。

第三,我们会因为沟通不畅而拒绝沟通。

当你曾经在与对方的沟通中受过一些挫折时,你会拒绝跟他沟通,或者选择消极的方式面对沟通,这样往往事情更糟糕,不沟通,你们双方的关系或者合作也将停滞。

一般情况下,导致出现“词不达意”可能有以下原因:

阿奈特 · 格兰特是高端沟通演讲培训公司的CEO,她在《快公司》的网站上曾经发表过一篇文章,她分析了这些原因:

第一,你把重点放在了交待过程,阐明理由,而不是强调结果上。

可能你会认为,当你把背景讲清楚,对方了解来龙去脉后,会更容易接受你的想法,但是这要分场合。如果你是汇报工作,切记,不要铺垫太久。短时间、已有结论等待对方批复的事项,直接讲结论,如果对方感兴趣,你可以再讲这个结论会产生哪些影响,以及我们该如何应对。

Tips:沟通过程中,我们应该注意使用“金字塔原则”。

金字塔原则(Pyramid Principles)源于Barbara Minto在麦肯锡早期的研究工作,是一项层次性、结构化的思考、沟通技术,可以用于结构化的写作,同时也适用于沟通。

金字塔的顶端,是你这次沟通的核心观点,亦或者是你的结论、答案。

接下来,是支撑你结论的论点。

再往下,分别是支撑以上论点的论据,他们或是事实,或是数据,总之是能够支撑上层论点的论据。

金字塔原则的核心是“先说结论”。

第二,你很难把自己的想法简洁的表达出来。

有的人习惯边说边思考,希望说着说着对方就能明白自己的意思。就像有人喜欢在发微信语音的时候,用大段的“额,啊,这个”来铺垫自己的思维,其实这是很浪费效能的沟通方式。

这种沟通方式是最难沟通出结果的,因为当你没有想明白的时候,你很难表达明白,当你没表达明白的时候,对方接收到的有效信息就会更少。

第三,你不想直接暴露自己的想法。

或许你担心,如果单刀直入地说出自己的想法,可能会立即遭到拒绝,所以你可能会委婉地表达自己的想法,但这种做法又常常适得其反。

什么时候该委婉,什么时候该直接,面对什么样的沟通对象该委婉,面对什么样的沟通对象该直接?

拿捏的关键点在于,首先坚定自己的想法,其次假如害怕被拒绝,就想好被拒绝后的备选方案,然后,在沟通前想好,为什么对方要关心你说的事情,找到对方和你的想法之间的连接点。

第四,你太在乎怎样才能让自己听起来很聪明。

初入职场,或许你需要让对方欣赏你的思考深度、思考广度,希望自己在对方眼里是一个有想法、有见地的人,但事实上,听者不一定希望被迷惑,他只希望快速了解你的观点,你首先要让他更准确的了解你的想法,其次才是让他对你产生惊叹。

先做对,再做好,在沟通中同样适用。

那么,我们应该如何进行有效的沟通呢?

第一,好的沟通者,首先应该是一个好的倾听者。

多倾听,理解对方想要表达的内容,并对不理解的地方发问,直至与对方达成共识。

看一个人会不会沟通,首先看他打断别人的次数,其次,看他在开会时,听别人讲话的姿态。

开会,是检验一个人思维能力的场合,我们大部分人的语言输入效率只占大脑的20%,剩下的80%都会被用来走神听别人讲话和倾听能力是两回事。”倾听的本质是顺着说者营造的语言环境,进入对方的世界,理解对方表达的内容,同时让大脑高速运转,对听到的内容作出反应,然后发问。拥有这样的能力比较难,但提醒自己去训练,是可以完全拥有这个能力的。

第二,好的沟通者,“目的性”很明确。

好的沟通,应该信息透明,不做意图“包装”和假设。

比如,你是不是碰到过这样的场景,很多职场新人在沟通的时候,面对较为敏感的事项,不知道该怎么开口时,会试图去“包装”这个目的。但很多时候,这样很不奏效。委婉的沟通和”包装“你的沟通目的,是有本质区别的。

不要提前假设对方已经了解你做此事的意图。

当你在工作中,因为某个项目而需要与他人沟通时,一定要先做“意图宏观概括”,再做“细节描述”。

所谓意图宏观概括,包括:事件背景、相关衍生信息、明确目的等。所谓细节描述,包括:明确KPI、明确时间节点、明确事项执行所包含的所有细节。可以参照SMART原则。SMART原则是基本的思考方法,长期锻炼,会大大提高你的思维和沟通能力。

很多人都会困惑,为什么我考虑事情总是没有别人全面,考虑不全面,侧面反映了思维方式的不系统性。很简单的例子,使用“伸手要钱”这样一个简单的出门口诀,是不是会帮助你改掉出门容易落东西的毛病?

第三,好的沟通者,能够把听者代入情境。

好的沟通,绝对不是一人的独角戏,而应该把对方代入情境。

日本沟通大师斋藤孝的书《开口就能说重点》中,有一个观点,叫做沟通的“河流模式”。

什么是沟通的河流模式呢?假如你和另外一个人分别在河流的两端,为了让对方顺利到达你这边,你就需要在河中放置几块“垫脚石”。

所谓“垫脚石”其实也就是你此次沟通的逻辑框架,也就是给对方画一条逻辑线,到了这里,才能到达那里。平常在沟通中需要刻意去训练,给自己心理暗示“只要走到这一步,你就可以走到下一步,走到下一步,你才可以到达再下一步”,养成此类逻辑思维的习惯。

第四,好的沟通者,懂得停顿,获取对方反馈。

一次好的沟通,不是单方面的讲述, 而是双方达成共识。

当你认为自己系统性的传达了自己的沟通内容后,要想办法拿到对方的反馈,从而获知对方到底吸收了多少。

但是,要注意,这样的反馈,不是对方说”没问题,我听懂了“就完了。而是应该在沟通完之后,让对方复述一遍沟通内容,并希望对方在复述完沟通内容后,增加他自己的理解,以及提出问题。这样首先能够促进对方认真听,其次促进对方在听的同时思考,并整理思路,最终系统性的呈现沟通结果。

第五,好的沟通者,善于掌控沟通情绪。

一次好的沟通,还应该学会掌控自己和对方的情绪,合理的情绪表达也是影响沟通效果的关键因素。

首先,初入职场,或许你很难将“事情”和“人情”分清楚,对方的一句疑问就让你觉得对方是不是怀疑你的能力,对方一次反驳就让你觉得别人是不是对你有意见。其实不然,谁都没有那个闲情和精力去专门跟你过不去。因此,遇到质疑时,冷静看待事情本身、客观思考、得出结论、再表达自己的想法。

其次,沟通中遇到冲突,该怎么办?遇到冲突,不做过多争论。首先,试图去理解对方的意思,其次,尝试去建立你自己的理解机制,接收到不同声音的意见后, 扩充自己认知边界的同时,用自己的思维方式理解他人表述的内容。

第六,好的沟通者,熟悉沟通对象。

一次有效的沟通,在沟通前,应该对沟通对象有充分的了解。

初入职场,或许你无法做到阅人无数,熟稔沟通技巧,那就在沟通前做好功课。包括:对方的性别、职级、说话习惯、工作习惯等,更重要的是,了解对方的沟通立场和对方的真正诉求。可能对方只是想要一碗面,你非要告诉她米饭有多好吃,并不断试图说服她,那就是很失败的一次沟通。

其实,一次有效的沟通,能够很大程度上帮助我们训练自己的思维和认知能力,沟通能力不是天生的,而是通过训练可习得的。

以下,有一些我们日常在工作中常用的沟通Tips,当然欢迎大家在评论区补充“你觉得有效的沟通方式”。

01 什么样的事情应该当面沟通?

当一个问题比较紧急、重要时,最好的方式是当面沟通,或者快速应变,采用电话/微信语音沟通,切忌紧急事情用微信聊天的方式沟通。

在面对当面沟通时,一定要做好充分的准备:首先明确此次当面沟通要达到的目的是什么?其次,带着问题来沟通,最后,当面沟通一定要做好记录,当面沟通完之后做好会议纪要,等沟通完将会议纪要以邮件形式发出。

02 什么样的事情应该邮件沟通?

系统性的事情,不宜单项沟通,应建立系统且高效的沟通机制。比如,工作计划、工作安排、工作总结,这类事项,就应该以月、周、日为时间节点,使用邮件沟通。一是邮件不容易丢失信息,二是邮件够帮助你梳理自己的思路。

03 什么样的事情应该有节奏的沟通反馈?

当一个项目周期较长,且有非常明确的deadline,而且大家对此deadline有共识时,在事情推进过程中,应该有节奏的,让项目参与者了解项目的进展,以及下个阶段可能碰到的问题,是否需要支持等。切忌无过程沟通,碰到问题后才将问题抛出。

04 什么样的事情先思考几秒再做出答复?

当你还不太明白对方提问的意思时,停顿几秒,不要立刻做出答复。先思考对方到底想要表达的意思是什么,再做出相应的回应。有时候快速的回应看似高效,但如果双方从一开始就对一件事情的理解有偏差,那快速回应反而是低效沟通的开始。

05 如何通过沟通与其他人协同工作?

当你需要与人协作时,使用SMART原则进行目标管理。无论是你需要给对方下达指令,还是你需要了解对方的指令,使用SMART原则,它会帮助你非常清晰地知道接下来该怎么做。

SMART原则:S=Specific,指目标必须是具体的; M=Measurable,指目标必须是可以衡量的;A=Attainable ,指目标必须是可以达到的;R=Relevant,指该目标要与此项目其他目标具有一定的相关性;T=Time-bound,指目标必须具有明确的截止期限。

《三体》中有一个很有意思的脑洞:三体人靠脑电波交流,所想即是所表达。但是人类,却需要组织语言,试图让对方理解自己,同时也试图掩饰自己。但是,人类却因为不断地组织语言去沟通,反而让人类文明在文字、艺术领域的发达程度远超于三体文明。

回顾创业这几年, 蜂窝媒工场,一直是一个“学习型的、不断优化迭代“的团队,每个加入我们小伙伴,他们的成长也都是肉眼可见的。虽然成长、跳出舒适圈这件事,或许有点反人性,但我们依然坚持:以学习者的姿态,让自己成长,让团队成长;依然坚信:你经历过和正在经历的每一段困难,迷茫过和正在迷茫的每一个阶段,都会过去,然后进入下一个螺旋式上升的阶段。

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