今天开完管理层例会后，我打开工作邮箱发现里面大概有20来份奇形怪状的邮件，因为有发件人的姓名是“往事随风”； 有些邮件里面添加了附件，命名为“新建XLSX”； 有同一个发件人在1分钟内发来2份邮件的，原来是第1份邮件忘记添加附件，第2份邮件直接粗暴的在邮件里添加了附件，并且什么话术也没有。 我看下了日历，才找到这些邮件的来源，原来是上周五我让部门员工在下周一汇总库存数据和周转发至我工作邮件。 看到这些邮件，我第一反应是这也太不靠谱了。 这些员工在邮件沟通，职场礼仪方面太糟糕了，简直一塌糊涂。
平时在邮件往来中，你是否会收到类似下面这种邮件： 发件人姓名用的是艺术称呼，比如： 北方的狼； 邮件开头没有敬语，一上来直接仍内容丢数据； 附件不重命名，“新建DOCX”,“新建XLXS”； 邮件内容一段到底，不标记重点，没有结束语； 更有甚者，邮件正文什么内容也没有，直接丢过来一个文件， 而且文件也没有重新命名，言外之意就是说你自己点开看。 ……
在过去5年管理团队中，上面的情况，我在任职的两家公司都遇过不少。 特别是刚毕业参加工作的新员工，对职场礼仪的忽视程度让人感到诧异。 对于这种情况，我肯定是不会不管的，但最重要的是公司层面要去重视，要培训并加以指导员工有这方面的意识。
在我看来，通过邮件是否能够做到不失礼节，正确无误的传达意见，是一个人在职场上是否靠谱的最直接体现。 在工作时间有限的情况下，如果你发来这种含糊不清的邮件，我不确定是否要浪费时间点开去看。 如果在工作中，碰到这种没头没尾的邮件，邮件内容没有主次之分，我潜意识中都会把这类发件人归为不靠谱之人，因为：
1，从员工自身来说，他无形中正在失去职场竞争力。 因为他做事不注重细节，马马虎虎，那么他可能无法承担大项目的跟进，自然公司也不可能会把重要的项目交给他来跟进。
2， 从公司层面来说，部门与部门之间，部门内部之间，一环紧扣一环，每个员工都是相互协作支撑的关系，你的邮件对下一环来说，是带有指导参考意义的。 如果你发来的邮件中没有主题，内容密密麻麻，附件不重新命名，会直接增加沟通成本。 收件人为了确认信息，不得不再重新回复邮件，这样来回就延长了沟通的时长，拖慢了任务完成的进度。
3，从公司的合作方来说，很多合作的双方都是通过邮件沟通，并未见到其人，所以见字如见人，如果合作方在收到这种邮件后，有可能直接和公司终止合作关系。 因为细节决定成败，双方的沟通内容涉及到设计手稿，样板制作以及确认，成品做货期确认，交货，装柜，出货，售后等几百个甚至上千个大大小小的细节，每一个细节都关系到产品的成败。 如果收到这种邮件，合作方第一反应就会判断对方是个极其不靠谱，不注重细节的人，那对方的公司也是一个不靠谱的公司。
邮件沟通不等同于短信，微信等沟通，它是严肃且严谨的，内容要有逻辑性和数据支撑，还会涉及到任务完成日期，它是一对多的沟通形式。 所以一份合格的邮件应该是严肃的，而且整洁的，要从开头，正文，结尾和恢复4个方面做到尽善尽美。
为了提高沟通效率，提升可信度，我列举了在写邮件时4个“要”和4个“不要”，希望对你有所启发。 4个要： 1，要有准确的发件人，发件人姓名就是你的真实姓名或者英文名。 邮件要有主题，让所有相关人知道这是关于哪件事的邮件。
2，开头要有敬语，减少陌生感和生硬感，用“您好”“各位好”或者“Dear xxx”。
3，邮件正文要根据内容分段写，重点内容要加粗记。 附件要重新命名，让人在打开邮件就知道附件内容是关于哪方面的内容。 如果是需要对方做出即时答复的，要在邮件中明确申明回复时间或者任务完成时间。
4，结尾要再次强调需要对方跟进的事情以及回复的期限，要表达感激，比如： “祝好”，“Best Regards”等，最后写上个人署名。
以下为4个不要： 1，邮件内容中不要有错别字，这是最基本要求。 在发送邮件前，仔细核对邮件内容。
2，邮件字体不要忽大忽小，不要五颜六色。 最好只有2种颜色，一种是默认的黑色，和要突出重点信息的提亮色。
3，邮件内容不要添加表情。 邮件相较于聊天发短信，是正式场合下的沟通。 内容 不要写得太复杂，切中主题，言简意赅，尊重对方时间。
4，回复邮件时，灵活使用 “全部回复”“抄送”，不要漏回复抄送相关人，但也不要回复抄送给不相关的人，以打扰对方的工作。 公司曾经有一个HR助理，因为将原本汇报给上级的工资条，抄送给了全公司员工而丢掉了饭碗。
见字如见人，邮件中每一个文字和标点符号背后都藏着一个人的做事素养和职场礼仪。 细节决定成败，在日常邮件中，注重良好的邮件沟通，能帮你提升职场竞争力和可信度。
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