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忘放附件?消息发错群?领导名字拼错?别让低级错误毁了你的职场

时间:2020-07-01 07:32:58

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忘放附件?消息发错群?领导名字拼错?别让低级错误毁了你的职场

去年G20峰会期间,日本一名警察竟然将装有子弹的配枪落在了厕所里,成为各方的笑料。

会议第一天,一位从岛根县派遣来的20多岁警察,在休息上厕所时违规将腰带上的手枪等物品卸下,并放在厕所的架子上。上完厕所后,这名警察忘记了此事,没有带走随身物品就走出了厕所。所幸手枪已被安全寻回。

警察把配枪遗忘在洗手间,这无疑是一个严重的“低级错误”,但这样的错误,在我们的职场中却并不少见。

比如,我们把给同事私下发的微信,不小心发到了公司大群里;或者在用拼音打字时,把“结果”打成了“接过”;再或者我们用表格求和时,因为太仓促,就少拉了一行……

这些都是职场中十分常见的小错误,但这些不仅会为我们的工作造成失误,还会让领导、同事对我们的责任心产生质疑。

我们每个人都希望自己能仔细再仔细一些,但“马虎”的问题,却似乎难以“根治”。事实上,

改变一些工作习惯,就能让你把失误的情况降低很多。

3个技巧,帮你避免“低级错误”

1、结构化思维,让工作有条不紊

很多人出现失误,是因为他们的工作异常慌乱。一会做ppt,一会算数据,一会又要组织开会,大脑在不同工作间来回跳跃,很难耐心进行一项工作。

要想减少失误,首先应该理顺自己的工作思路。

著名的《金字塔原理》一书中,认为好的思维应该是像金字塔一样,结论先行、层层递进。

著名作家冯唐曾总结道:金字塔思维就是,任何事情都可以归纳出一个中心论点,而此中心论点可由三至七个论据支持, 这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,状如金字塔。

比如,当我们向领导汇报一项工作时,应该先汇报结论,再用数据说明原因,最后提出可行性建议。如果你一会说数据、一会说结论、一会又说建议,领导只会听的一头雾水,而且在这样混乱的逻辑下,你自己的数据很可能与你的结论相冲突。

在金字塔思维中,还有一项重要的原则是“MECE”原则,就是观点相互独立且穷尽。如果将这个原则应用到工作中,就能大幅度减少出错的概率。

比如,当我们写邮件时,我们可以把每封邮件的撰写方式,都按照收件人、抄送人、抬头、正文、结论和落款等模块固定下来。这样就相当于把一封邮件需要涉及到的所有项目都确定下来,然后各个击破,从而逐一减少出错的几率。

2、谋而后动,让你的行动更有效

雷军有句名言:“不要用战术上的勤奋,掩盖战略上的懒惰。”很多常犯低级错误的人,都是因为太“冲动”。

有些人,特别是工作经验比较少的人,常常是一听到任务就马上投入工作,风风火火效率很高,但却因为小错误被一遍遍地打回重做。搞到最后,领导和自己都已经精疲力尽,却还是无法交差。

很多时候,之所以出错,是因为你虽然勤于“行动”,却懒于“思考”。

李笑来曾经分享过一个故事:

一次课后,一个学生问他:“老师,如果我把作文书里的作文全背下来,在考场上默写一篇,会不会被判雷同呢?”李笑来听后十分生气,问:“你说呢?”学生不好意思地走了。李笑来事后也思考:这样的学生,不能说他不勤奋。要想把作文书中上百篇文章都背下来,不努力是不行的。但是,这种学生也是懒惰的,他不思考如何提高英语水平, 却只想着靠背诵文章过关。

工作中也是一样。如果你的客户需要一批商品,你不去思考他的需求,而是总想着照搬现成经验,哪怕你加班再多、文案做得再好,恐怕也无法打动客户的心。

当我们分清了事物的主次,哪怕出错了,也不会对大局造成过多影响。但如果我们不舍得花时间思考和准备,我们往往会花费更多的时间在纠正错误上。

3、行动清单,为自己的行动做检查

2001年,约翰霍普金斯医院的ICU专家决定开展一种医生清单实验。他们为了防止中心静脉置管感染,制作了用消毒液洗手、消毒患者皮肤等5个步骤的操作清单。在工作中,他们发现至少1/3的医护人员存在违规操作。而一旦出现不符合清单的情况,医护人员就要及时更改。在清单推行1年后,感染率从11%下降为0。

我们之所以会漏掉一些细节,是因为过于相信自己的大脑。但大脑是善于遗忘和喜欢偷懒的。

在重要的行业里,检查清单是一项必须的工作手段。比如医生、警察和危险仪器的操纵者,他们工作的每一步都有明确的指导和核对。

这并不是因为他们不聪明,而是因为他们的工作不允许任何马虎。

工作清单可以减少出错概率。这个清单可以是按类别划分的,比如:常规工作、每周周报、专项工作,清单可以写明每一个都有什么要求;也可以是按照时间划分的,比如工作日程表。这样,你就可以减少自己遗忘和犯错的机会。

工作清单可以提升工作质量。当你已经熟悉清单后,可以用清单对自己进行评估。比如:这篇总结有没有错别字、阐述是否清晰、建议是否可行。清单给你提供一种结构化考评的标准,保证你的工作水平不会降低。长此以往,一定可以使工作得到提升。

“坑”不能白踩,通过错误获得成长

虽然我们从思想到行动都极力避免失误,但“人无完人”,职场上的失误仍然难以避免。当我们一脚踩到“坑”里时,需要通过错误快速获得成长。

1、错误不可怕,树立正确的心态

著名历史学家哈罗德·埃文斯曾说:“一旦原谅了自己的失败,就会变得比失败更强大。”

我们既要重视“低级错误”,也要学会对“低级错误”宽容。

不论是什么岗位、什么层级,基本所有人都会在职场上犯错,有的人可能性格谨慎,犯的错误比较少,也有的人性格急躁,错误也就比较多。

但不论如何,我们不能因为一味地追求“少犯错”,就陷入故步自封的境地。只有不做事的人永不犯错。

有一本书叫《有限与无限的游戏》。书里面说,我们做的每一件事都是一个游戏,这个游戏可能是有限的,也可能是无限的。

比如,考试得了满分,是一个有限游戏。了解社会是如何发展的,是一个无限游戏。

每个人每时每刻都在进行着游戏。而我们的人生显然是一个无限游戏,所以一时的成败不能影响你继续游戏下去。

而且失败、痛苦其实也可以看做是游戏过程中的一种体验,并且推动我们前进。

心态是对待错误的最重要一项,学会原谅自己,是从错误中成长的第一步。

2、绕开“锚问题”,直面问题本质

心理学上有个概念,叫“锚定效应”。指的是人们在对某人某事做出判断时,易受第一印象或第一信息支配,就像沉入海底的锚一样把人们的思想固定在某处。

当你一直在错误中绕圈子,总是想不出解决方法的时候,很有可能就已经受到了“锚问题”的影响。

福特曾说:在汽车发明前,你问大家想要什么?他们会说想要一匹快马。但如果你问他们要做什么?他们会说更快到达。

快马就是一个“锚问题”。如果你一直把目光盯在“马”身上,那你可能找遍世界也找不到更快的马。

但如果你透过现象,看到了人们想要提升速度的本质,你就会发现,汽车、火车、飞机都是比马更快速的交通工具。

所以,当我们在职场中总是犯错的时候,不妨跳出错误,审视一下自己的目的。

是不是工作的流程和分工不科学,才导致总是出错?是不是表格设计不合理,才导致每次都看错?是不是截止时间不明显,才让你错过了最后时间?总之,你的目标是高效地完成工作,而不仅仅是填对一个数字,看到背后的本质,可以帮你从流程上优化工作结构,获得比改正错误更大的收获。

3、失败重构练习,找到成长机会

重构是一个计算机术语,意思是通过调整程序代码改善软件的质量、性能,使其程序的设计模式和架构更趋合理。

而失败重构练习,是当我们犯错时,应该记录错误,然后分析这个错误是什么类型的,并找到相应的处理办法。

比如:输入错别字、输错数据,都可以算是输入错误,我们可以通过拼写检查、数字高亮等检核工具,来进行校对。

而忘加附件、收件人可以算是遗忘错误,我们可以建立检查清单,对每个工作步骤进行核实。

把私人信息发到公司群是属于粗心的错误,网上有很多写着“此群有领导”的手机壁纸,可以让我们更换群聊背景,这属于通过外界环境减少犯错几率。

失败重构练习的核心是,总结自己的错误,分类提出解决方案,并将这些内化于心。

你犯了“低级错误”别人可能会嘲笑,但如果你能因此变成“高级”的职场人,那别人只能尊敬。

职场是一个不断充满挑战的战场,要想走得持久和平稳,就要不断对自己进行“升级”和“重构”,让自己的软件时刻与最新的要求相符。

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