欢迎来到/灰学/系列视频Word板块的第三期。
先抛本期关键词：邮件合并。
啥是邮件合并，word还有这功能？我咋没听说过？我先告诉你他能做什么。
这是一份每个学生都要填的信息表，你可以通过【邮件合并】功能在30秒内完成500个甚至5k个学生的填报工作，而不需要去一个一个问学生去讨。除此之外，邀请函、证书等等文件，都可以在30秒内做出成百上千份。
这就是生产力，这就是科技的力量
有天，辅导员要求每个班的同学上课时必须在桌上摆好席卡，方便老师认人。
但年级里500多号人，不可能每个人发一个透明的支架，太浪费了。于是我做了份纸质席卡模板，A4纸大小，打印后能直接靠折叠立在桌子上。
问题来了，如何给全年级500个人都做一份。最方便的方法可能是把模板发给每一个同学，让他们自己改好信息然后打印。但熟悉office的同学都知道，每个人打开这份word都可能出现格式或版本不兼容的情况，最后导致全年级的席卡千奇百怪，影响不好。
于是，我们就要用到【邮件合并】功能，30秒做完500个人的全部席卡。
我通过另一个场景来教你用会【邮件合并】。
大学里经常需要做一件事叫“学生信息采集”，把每个学生的个人信息采集到一张word表上进行存档。绝大部分人，一定是通过辅导员再通过班长一步步地把任务分配给每个学生，再一级一级收上来。在我看来，这种方法超级低效。
我们先要准备好两份东西——需要填的采集表word格式与学生信息的汇总表excel格式。至于excel文件怎么来先按下不表。
Excel文件要注意的是必须保证第一行是标题也就是字段，比如“班级”“姓名”“学号”等。
然后我们打开word文件，先调整好文字的字体字号粗细等等基础内容。
在顶部菜单栏中找到【邮件】选项卡，下拉【开始邮件合并】，点击【邮件合并分布向导】，这时就会在右侧打开一个窗口。
第一步，点击【下一步：开始文档】
第二步，默认选中【使用当前文档】，然后点击【下一步：选中收件人】
第三步，默认选中【使用现有列表】，然后点击【浏览】，找到你刚刚建立的人员信息excel文件，选中，打开。然后选中你要的那张工作表，点击【确定】。这时候就已经将所有的人员信息导入进来了，你可以进行一些诸如排序筛选的操作，但我建议你所有的排序修改都在excel中完成，这里直接点【确定】即可。这时就会出现一段“当前收件人选自XXX的”文字，点击【下一步：撰写信函】。
第四步，将鼠标光标放在你需要插入信息的地方，点击【其他项目】，选择对应的标题字段即可。这里出现的这些域也就是之前excel文件第一行的那些标题，所以excel文件不能错。当全部插入后，文档中就会出现标题文字，这时候你仍然可以修改它的字体字号颜色等等。一切都搞定后，点击【下一步：预览信函】。
第五步，这时候你就能看到每一个人的预览情况了。点击【下一步：完成合并】。
第六步，点击【编辑单个信函】，根据自己的需要选择范围，一般选全部，然后点击【确定】。
此时，就生成了一份包含了所有学生信息表的word文件。可以看到，每一页就是一个人的一张表，每张表的每个地方都是根据excel中的信息来的，而字体格式就是你一开始设置好的。
如果你要把所有的表都打印出来，只要将最终的这份word保存为PDF去打印店即可。
可能又有了一个问题，我想要的不是一份word，是每个学生每张表单独一张word，该怎么办呢？
方法很简单，在一切操作之前，把每一页表格上的第一句话赋予标题属性。比如这份表格，选中“学生个人信息采集表”，在【开始】选项卡中找到样式，选择【标题】。然后修改好字体字号等信息，再重复【邮件合并】的步骤，直到得到最后那份包含了所有表格的超大word文件。
在顶部菜单栏中选择【视图】，找到【大纲】，点击【显示文档】，【ctrl+A】全选，点击【创建】。这时候你就能看到所有的表都被拆分成独立的了。这时候再将文件另存为，就能得到数份独立的文件。提醒一下，一定要先创建一个文件夹再另存到文件夹中。
最后就是怎么给这些文件重命名。我希望在你遇到问题时候先尝试自己摸索，譬如这个问题，只要在百度、知乎、论坛中搜索“win10如何批量重命名文件”，答案会有一大堆。看百遍教学不如自己尝试一遍有效果。
我的方法是使用【Quicker】这款软件，批量重命名功能，跟着指示走，瞬间搞定。
以上是关于【邮件合并】我掌握的全部内容。
最后放几张当时做席卡时做的教程幻灯片，你可以做几份席卡来练练手。
如果你在练习过程中遇到什么问题，可以加入QQ交流群或者加我微信。
关于excel的来源，高效的解决办法可以使用在线问卷平台，这也是/灰学/系列的内容。请持续关注！
不知道你是否正在备考或已经考完国家二级计算机等级考试(MS Office科目)，你是否还记得word操作题中的压轴知识也是最难的知识是什么？
对！就是【邮件合并】。
在你学的时候，你可能会说这个技巧有什么用啊，学了又用不上。但我想说的是，所有的技巧，都是需要你去思考如何运用到实际场景中，而不像专业知识那样会主动找上门来。
- Word -
如果觉得《邮件合并保存为一个个单独的文档_用【邮件合并】提升10倍高效生产力》对你有帮助，请点赞、收藏，并留下你的观点哦！
